Se di esempi di archivio se ne parla un po’ ovunque, ciascuno con la sua idea, sono veramente pochi gli accenni all’archivio fatto sul PC, perfino da David Allen che, nel suo Getting Things Done, appena ne parla! Ecco allora la mia analisi al problema e la mia soluzione…

In giro da qualche parte ho visto qualcuno che ha riordinato le cartelle sul desktop nel “sistema classico”, cioè quello di cui David Allen parla anche riguardo la sistemazione delle e-mail. Ma ritengo che le esigenze siano piuttosto differenti, e non credo di parlare solo per me! Alcune cartelle nell’archivio su PC non possono essere comparate agli esempi delle e-mail, quanto a quelli dell’archivio cartaceo, giusto con qualche piccola variante.

• L’immagine mostra quello che ho fatto (cliccare sopra per ingrandirla): una cartella d’ingresso: “in Arrivo” dove poter mettere tutto quello che ci capita.
• Una cartella “Progetti in Corso” alla quale altro non ho che dei collegamenti alle cartelle che leggo più. Allen dice che alcune cartelle di progetti in corso dovrebbero stare sotto mano sempre. Questo ha senso per l’archivio cartaceo, dove è meglio evitare di prendere e rimettere a posto più volte una stessa cartellina. Ma nel caso del PC, il vantaggio sta nel poter tenere tutto al proprio posto ma entrando nella cartella “progetti” in un sol colpo possiamo aprire quello che occorre, mantenendo sempre perfetto ordine.
• Poi abbiamo la cartella “Da Leggere/Rivedere”, che è utilissima per mettere tutto quello che nei ritagli di tempo andremo a rileggere ed analizzare con calma.
• La cartella “Un giorno/Forse” l’ho inserita, ma francamente non credo che sia molto utile. Ritornando al discorso che l’archivio digitale debba essere molto simile a quello cartaceo, credo che abbia poco senso mantenere questa cartella. Se abbiamo necessità di conservare qualcosa, lo archiviamo nella cartella “Archivio” e poi segnamo in agenda (es. sullo scadenziario) di rivedere quella cosa, o insomma seguiamo le regole del GTD tanto ben descritte nel libro anche in versione italiana (n.d.r. “David Allen - Detto, Fatto - Ed. Sperling & Kupfer”).

La cartella “Archivio” è senza dubbio la più interessante e necessita di un approfondimento. Qui in pratica andremo ad archiviare tutto. Nel mio caso avevo l’esigenza di “sottoarchivi” che come concetto è assolutamente da evitare! In questo caso però avendo grosse quantità di docuementi (es. Preventivi) allora ho preferito inserire tutto comunque sotto la voce Archivio, ma ho aggiunto un @ all’inizio per sottolineare che quella è una “cartella di categoria”. Per il resto invece, anche un solo documento ha la sua cartella! E’ lo stesso sistema delle cartelle “manila” tanto decantate da David Allen, ed il GTD in fondo funziona proprio in questo modo, cioè con tanta semplicità. Quando siete nella cartella Archivio, cliccate la lettera dell’iniziale di quello che cercate, e il cursore si posizionerà proprio su quella cartella!

RICERCA: Per la ricerca esistono strumenti potentissimi, come COPERNIC (www.copernic.com) oppure il celebre Google Desktop (http://desktop.google.com/it) che personalmente preferisco di gran lunga in quanto lo collego anche ad una casella e-mail Gmail che uso come archivio redirigendo tutto il traffico delle mie caselle aziendali (parlerò di questo in un altro articolo riservato alla gestione e-mail).

Un ultima nota: più persone in giro parlano dell’integrazione dell’archivio cartaceo con quello digitale. E’ un’idea carina e se avete tempo, vi suggerisco di farlo! Le istruzioni in merito in italiano le trovate sull’ottimo blog Strategie Vicenti. Forse l’amico Alex lo utilizza soprattutto a casa, dove il tempo a disposizione per poter aggiornare anche il data base (basta un foglio Excel), è maggiore. Io al lavoro… non ce la faccio! Archiviare è semplice, in quel caso uso le cartelline manila ancora più pratiche e veloci (e anche di questo parlerò prossimamente), ma mantenere aperto l’excel mi risulta difficile, perfino se ce l’ho sempre a portata di mano sul palmare. Anche perchè a mio modesto avviso, dopo un po’ di mesi di uso pratico, direi che è del tutto inutile! Questo per due motivi:

1. La nostra mente per certi versi è geniale: in genere ricordo con la massima esattezza se qualcosa è sull’archivio digitale oppure in quello cartaceo!
2. L’archivio cartaceo è comunque di facile consultazione, perchè le possibilità che un qualcosa si trovi archiviato ad una lettera diversa sono scarse. David Allen nel suo Getting Things Done dice che gli errori possibili sono al massimo quattro. Io dico che nell’uso pratico e con un po’ di metodo, al massimo si può fare un errore!

Completamente diverso invece il discorso, se si tratta di conservare cose voluminose in grandi scatoli. Io lo trovo utilissimo tanto a casa che in ufficio, utilizzando quei contenitori di cartone disponibili da Ikea, economici, belli da vedersi e robusti. In quel caso è indispensabile numerare le scatole e trascrivere tutto su un archivio (es. foglio Excel) riportando il numero dello scatolo dove l’oggetto è contenuto.

Il GTD non è teoria, è pratica! Provate anche voi quello che ho detto e ditemi la vostra. Ciascuno ha le sue idee ed il senso di un blog è proprio quello di scambiarsi idee e “aprire la nostra mente” a trovare la soluzione idonea.

 Buon lavoro a tutti.