Sicuramente per certi versi la realizzazione dell’archivio è un qualcosa di decisamente soggettivo. Nei corsi di ottimizzazione aziendale, dove sempre di più introduco parti del GTD, spesso mi trovo davanti alla problematica di un professionista che deve sistemare anche casa. E ciascuno ha un’esigenza diversa dall’altra.

Fortunatamente un punto in comune c’è: per chi non lavora a casa, l’archivio casalingo è qualcosa per certi versi più semplice di quello dell’ufficio. Generalmente si tratta di sistemare un po’ di carte sparse qui e li, e magari anche qualcosa del lavoro che però non si intende tenere in ufficio perchè, ad esempio,  estremamente riservato.

Nella realizzazione degli archivi, David Allen nel suo Getting Thins Done è molto rigido: le cartelline manila sono la soluzione migliore…

…E su questo anche io non ho dubbi (ne parleremo su un articolo dell’archivio dell’ufficio) ma a casa si può trovare una soluzione molto più semplice, economica, e che prenda molto meno spazio. Sto parlando dei classificatori ad anelli, tipo quelli della Esselte, o come quelli dell’illustrazione. Il concetto è quello. Poi occorrono delle foderine di plastica trasparente, sempre del tipo ad anelli. Ed ecco come classificare:

• Acquistate 4 contenitori ad anelli di media grandezza (per iniziare andranno bene). Create quattro etichette, per esempio: A-F, G-L, M-R, S-Z, che andrete ad attaccare su ciascun contenitore. I vostri classificatori sono pronti.
• Prendete ciò che dovete classificare, esempio un articolo di giornale, magari semplicemente strappando le pagine che vi occorrono (ovviamente se avete già deciso che quella rivista non vi servirà più e deciderete di gettarla via, altrimenti fate delle fotocopie!) e inseritelo nella foderina ad anelli.
• Prendere la vostra etichettatrice elettronica (importantissima! Anzi così importante che poi molto presto pubblicherò un articolo appositamente riservato a questo strumento e spiegherò perché è così importante per David Allen e per il GTD in generale). Scrivete l’etichetta indicando il contenuto. Attaccatela al lato lungo, opposto agli anelli.
• Inserite la scheda nel classificatore ad anelli, rispettando in modo rigoroso, l’ordine alfabetico.
• Grazie alle etichette grandi e ben visibili (farle a mano porterebbe via troppo tempo e non verrebbero ugualmente bene) basterà sfogliare anche molto rapidamente le schede, per trovare quello che cerchiamo (ovviamente sempre che manterrete l’ordine alfabetico). Tutto qui!

Il video qui sotto, illustra passo dopo passo come fare, mostrandovi il mio schedario di casa: