Sicuramente uno degli aspetti più interessanti e che desta tanta curiosità nelle persone che si avvicinano per la prima volta al GTD, è quello dell’archivio.

Osservando in vari blog, ho notato che la fantasia delle persone non ha limiti, e ciascuno ha creato la soluzione che ha ritenuto più adatta. Fin che ci si ritrova quello che si archivia, tutto va bene. Ma vanno assolutamente rispettate alcune regole, come il tempo che si impiega: su questo David Allen ci tiene a precisare che deve essere inferiore a 2 minuti e che deve avvenire possibilmente restando seduti alla propria scrivania.

Personalmente, quello che mi sento di consigliare…

per chi deve creare due schedari (casa e ufficio) è di procedere in questo modo:

 1) Schedario a CASA:
Potete acquistare dei raccoglitori ad anelli e delle foderine di plastica trasparente (100 costano circa un euro!). I raccoglitori sono etichettati per lettere alfabetiche (es. A-F, G-L, M-P, Q-Z). Ogni cosa da archiviare andrà messa in una foderina trasparente, etichettata sul lato lungo esterno con un’etichetta (realizzata rigorosamente con etichettatrice, che ha una visibilità decisamente superiore allo scrivere a mano!). Tutto qui!!!

2) Schedario in UFFICIO:
In genere lo schedario in ufficio può essere opportuno realizzarlo con le cartelline manila con bordi. Per intenderci, sono quelle tanto decantate (a ragione!) da David Allen! Questo perchè, a differenza dello schedario di casa, in ogni cartellina c’entra più roba voluminosa e il fatto che sia tutto chiuso e non trasparente offre anche un po’ più di discrezione (che non è male in un ufficio) e una trasportabilità ancora più rapida (soprattutto con grandi volumi di cose, aprire il raccoglitore ad anelli per tirare fuori quello che ci interessa, non è la cosa migliore).

In sintesi, è così che a mio avviso, vanno gestiti gli archivi. Ovviamente nei prossimi articoli amplierò questo discorso inserendo anche dei video dimostrativi.